Ordrestyring i LeanPoint består af flere af systemets moduler, som kan sammensættes, så du får en løsning, der passer til din virksomhed. Du kan håndtere alle former for ordre, fra den helt lille spjældopgave hos en kunde til mere omfattende opgaver i forbindelse med projekter. Vigtigst af alt er, at du får et ordrestyringssystem, der kan optimere dine arbejdsprocesser og ressourcer og danne grundlag for en optimal indtjening. Samtidig højner du servicen over for dine kunder, fordi du altid har adgang til de rette informationer elektronisk.
Den integrerede planlægningskalender spiller en central rolle i den daglige ordrestyring. Det er nemlig i kalenderen, at du opretter ordrene, så snart de kommer ind. Når ordren er oprettet, er det nemt at sætte en eller flere montører på opgaven. Dette samme gælder også, hvis ordren består af flere tilbagevendende opgaver. Ved hjælp af farvekoder er det let at se status på de enkelte opgaver. Her kan du se, hvem der gør hvad og hvornår og hvem der er ledige. Samtidig gemmes al relevant dokumentation: Arbejdssedler, eventuelle billeder til dokumentation, aftalesedler m.m. ved uddelegering af opgaven
I lagerstyringen håndterer du alle varer og materialer, og du kan oprette materialer i biler, fysiske lokationer og på byggepladser. Alle materialer kan importeres fra grossisternes varekartoteker, så systemet altid er opdateret. Forbruget af materialer, registreres nemt og enkelt på de forskellige ordre, så du har et præcist grundlag for fakturering. Samtidig har du overblikket over, hvor en vare befinder sig. Det er meget aktuelt, hvis en montør, der er hos en kunde, mangler en vare, som findes i en kollegas bil eller hjemme på lageret.
Dine montører udfylder alle deres arbejdssedler digitalt. Både med timer og materialer. Det minimerer risikoen for, at noget bliver glemt. Samtidig får du alle data leveret her-og-nu i elektronisk og ensartet form. Hvis en opgave ikke er færdig, holdes arbejdssedler i live af systemet, hvilket styrker muligheden for at følge en ordre fra start til slut. Når en opgave er færdig, sender montøren arbejdssedlen til godkendelse og fakturering, og følger dermed den samme ensartede procedure i ordrestyringen. Alle arbejdssedler, der er sendt til godkendelse, samles på en overskuelig liste i systemet. Det samme gør igangværende arbejdssedler.
Med en ensartet arbejdsgang for ordrestyring, vil opgaver kunne faktureres til kunderne uden forsinkelse, så snart de er færdige. De elektroniske arbejdssedler sikrer nemlig, at alle indtastninger er registreret i systemet. Det sparer en masse tid i arbejdet med fakturering i bogholderiet.
Alle igangværende ordre fremgår på deres egen side i systemet og i kalenderen, hvor farvekoden angiver at opgaven er i gang. Det sikrer at montørerne og lederen kan overskue, hvad der er i gang af åbne ordre. De tilhørende arbejdssedler vil ligeledes stå åbne, indtil opgaven er afsluttet. Og der kan selvfølgelig løbende tilføjes tid og materialer på arbejdssedlen, efterhånden som arbejdet skrider frem. Afsluttede ordre fjernes automatisk fra opgavelisten, og vil fremgå i kalenderen som ‘Udført’ og samtidig skifte farve. Til sidst sendes den tilhørende arbejdsseddel, med få klik, videre til godkendelse hos lederen inden ordren faktureres.
De enkelte montørernes timeforbrug på en ordre gemmes i en lønrapport. Her kan timerne sammenlignes med opgavens normerede timer. Når lønrapporten er kontrolleret og godkendt af lederen, eksporteres rapporten til lønsystemet og lønnen kan afregnes. Overarbejde og tillæg, registreres selvfølgelig også, så montøren får de rigtige satser.
LeanPoint har indbygget GPS tracking, hvor et her-og-nu kort viser hvor dine servicebiler befinder sig. Det gør det hurtigt at finde den bil der er nærmest på en opgave. Benytter du lagerstyringen, kan du også se om materialer til opgaven er i servicebilen, eller om du skal have fat i en anden bil.
Et formulardesign modul i LeanPoint tillader dig at skræddersy dine elektroniske servicerapporter og arbejdssedler, så de passer til ordren, uanset om det er ad hoc opgaver, spjældarbejde eller tilbagevendende servicebesøg. Samtidig kan angives, hvilke felter montøren skal udfylde. Med formulardesign modulet kan du også lave dine egne kontrolrapporter, aftalesedler, fejlrapporter m.v.
Kom i gang på et øjeblik !
Begynd med optimering af arbejdsgange i dag. Start en gratis 30 dages prøve af LeanPoint på et øjeblik.
