Løsningen indeholder alt hvad du skal bruge, for at registrere medarbejdernes brug af tog, bus og taxa i forbindelse med tjenesterejser. Rejsekort og taxaboner registreres nemt og enkelt i systemet, så du kan holde styr på hvem der har fået udleveret kort og boner, til hvilket formål de benyttes og, specielt for taxaboner, hvilken økonomi der er forbundet med rejsen. Du bestemmer selv, hvordan arbejdsgangen præcist skal være. Systemet er nemlig opbygget meget fleksibelt, så det kan tilpasses din virksomhed.
Kernen i løsningen er de indbyggede elektroniske formularer, som du selv kan designe. Du kan vælge mellem en masse typer af felter f.eks. tekstfelter, afkrydsningsfelter, radioknapper og meget mere, som du kan indsætte, så formularen passer til dit behov. Det hele munder ud i en færdig udleveringsformular, der skal udfyldes, hver gang et rejsekort eller en taxabon udleveres. På den måde bliver alle rejser registreret elektronisk i systemet.
Når et rejsekort er klar tid udlevering kan medarbejderen kvittere direkte på udleveringsformularen. Det sker elektronisk på f.eks en tablet eller smartphone, hvor medarbejderen skriver under direkte på skærmen. Når medarbejderen returner igen, registeres tidspunkt for tilbagelevering af rejsekortet eller forbruget i kroner og ører, hvis det drejer sig om en taxabon. Det betyder at transportudgiver nemt og enkelt kan registreres på sagen.
Hver enkelt rejse kan f.eks registreres på den medarbejder, som har, eller skal foretage rejsen eller direkte på en sag. Det bestemmer du selv. Når transportformularen er oprettet, gemmens den på medarbejderen eller sagen, indtil tilbageleveringen er sket. Herefter vil den, så snart den er godkendt, blive gemt som en PDF fil. Det betyder at den altid er tilgængelig og at dokumentationen er på plads.
Så snart en transportformular er afsluttet har du et præcist grundlag for fakturering af transporten. Samtidig kan du, til enhver tid, dokumentere det hele med oplysninger om rejseform, dato og tidspunkt samt, hvem der har foretaget rejsen og i hvilken anledning. Det giver en høj kvalitet i de daglig arbejdsgange, og sparer en masse tid, fordi du undgår en masse manuelle rutiner.
Hele administrationen af løsningen foregår nemt og enkelt via det brugervenlige interface. Når de forskellige formularer først er designet i systemet, er det såre simpelt at oprette de enkelte rejser. Hvis du har brug for at tilføje mange medarbejdere, kan du med fordel benytte det integrerede importværkøj, der kan hente data fra andre systemer.
Kom i gang på et øjeblik !
Begynd med optimering af arbejdsgange i dag. Start en gratis 30 dages prøve af LeanPoint på et øjeblik.
